Een Besloten Vennootschap (BV) oprichten klinkt misschien als een administratieve formaliteit, maar het moment waarop de akte van oprichting wordt ondertekend, is juridisch gezien het meest beslissende moment van het hele traject. Vóór die handtekening bestaat je BV simpelweg niet. Erna ben je ondernemer met een rechtspersoon, met alle rechten en verplichtingen die daarbij horen. Toch weten verrassend weinig startende ondernemers precies wie er moet tekenen, hoe dat proces verloopt en wat er kan misgaan als je niet goed voorbereid bent. Of je nu alleen opricht of met meerdere aandeelhouders, of je kiest voor de klassieke gang naar de notaris of de digitale route: de details maken het verschil tussen een vlotte start en weken vertraging. Dit artikel legt stap voor stap uit hoe het ondertekenen van de oprichtingsakte werkt, wie erbij betrokken zijn en waar je op moet letten.
De akte van oprichting is geen gewoon contract. Het is een notariële akte die de geboorte van een rechtspersoon markeert. Zonder deze akte kan een BV in Nederland niet bestaan. Dat is wettelijk vastgelegd in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, en daar valt niet omheen te werken met een onderhandse overeenkomst of een digitaal formulier alleen.
Wat de akte bijzonder maakt, is dat zij twee zaken tegelijk regelt. Ten eerste brengt ze de BV tot stand als zelfstandige juridische entiteit, gescheiden van de persoon of personen die haar oprichten. Ten tweede bevat de akte de statuten: de spelregels van de vennootschap. Denk aan de naam, de zetel, het doel van de onderneming, de verdeling van aandelen, de bevoegdheden van bestuurders en de wijze waarop besluitvorming plaatsvindt. Die statuten zijn niet zomaar richtlijnen; ze zijn bindend en kunnen alleen via een nieuwe notariële akte worden gewijzigd.
Het verschil met een eenmanszaak of vof is hier cruciaal. Bij die rechtsvormen ben je als ondernemer persoonlijk aansprakelijk met je privévermogen. Zodra de oprichtingsakte van een BV is ondertekend en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) is voltooid, ontstaat er een scheiding tussen jouw privévermogen en het vermogen van de vennootschap. Die bescherming geldt echter pas vanaf het moment van ondertekening. Handelingen die je vóór dat moment namens de “BV in oprichting” (BV i.o.) verricht, vallen onder jouw persoonlijke aansprakelijkheid totdat de BV ze na oprichting bekrachtigt.
Het korte antwoord: iedere oprichter en de notaris. Maar wie precies als oprichter geldt en hoe die persoon tekent, hangt af van de situatie.
Elke persoon of entiteit die aandelen neemt bij de oprichting, wordt beschouwd als oprichter en moet de akte ondertekenen. Bij een eenvoudige structuur met één directeur-grootaandeelhouder (DGA) is dat overzichtelijk: jij tekent, de notaris tekent, klaar. Maar bij meerdere oprichters, of wanneer een holdingvennootschap mede-opricht, wordt het complexer.
Belangrijk om te weten: je hoeft niet per se zelf fysiek aanwezig te zijn. De wet biedt ruimte voor volmachten en vertegenwoordiging. Wel moet iedere oprichter op de een of andere manier zijn of haar wil tot oprichting kenbaar maken, en die wil moet door de notaris worden vastgesteld.
De meest directe manier is zelf naar het notariskantoor gaan en de akte ondertekenen. Je legitimeer je met een geldig identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart, geen rijbewijs), de notaris controleert je identiteit, leest de akte voor of bespreekt de inhoud, en je zet je handtekening.
Kun je niet aanwezig zijn, bijvoorbeeld omdat je in het buitenland woont of op de afspraakdatum verhinderd bent? Dan kun je een volmacht afgeven. Die volmacht moet schriftelijk zijn en specifiek genoeg om de notaris ervan te overtuigen dat jij daadwerkelijk wilt oprichten onder de voorwaarden in de akte. In de praktijk sturen veel notarissen een conceptvolmacht die je ondertekend terugzendt, soms met een gelegaliseerde handtekening of apostille als je buiten Nederland verblijft. De gevolmachtigde tekent vervolgens namens jou.
Let op: een algemene volmacht (“ik machtig persoon X om alles namens mij te doen”) wordt door de meeste notarissen niet geaccepteerd voor een oprichting. De volmacht moet verwijzen naar de specifieke akte en de voorwaarden van oprichting.
Richt je een werk-BV op vanuit een holding? Dan is de holding (zelf een rechtspersoon) de oprichter. Een rechtspersoon kan uiteraard niet zelf een pen vasthouden. In dat geval tekent de bestuurder van de holding namens de rechtspersoon. De notaris controleert dan niet alleen de identiteit van die bestuurder, maar ook of diegene bevoegd is om de holding te vertegenwoordigen.
Dat betekent extra documentatie: een recent uittreksel van de KvK van de holding, waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. Zijn er meerdere bestuurders die alleen gezamenlijk bevoegd zijn? Dan moeten ze allemaal tekenen of moet er een bestuursvolmacht zijn. Dit is een veelgemaakte fout die voor vertraging zorgt: zorg dat je ruim van tevoren weet hoe de vertegenwoordigingsregeling van de holding in elkaar zit.
Bij een holdingstructuur profiteer je overigens van de deelnemingsvrijstelling, waardoor winsten die de werk-BV uitkeert aan de holding in principe onbelast blijven. Die structuur vereist wel dat de holding daadwerkelijk als oprichter in de akte staat, niet de DGA in privé.
De notaris is bij de oprichting van een BV geen passieve stempelmachine. De wet schrijft voor dat de oprichting plaatsvindt bij notariële akte, en de notaris draagt daarbij een zware verantwoordelijkheid. Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) houdt toezicht op de naleving van die verplichtingen.
Allereerst voert de notaris een identiteitscontrole uit op alle oprichters. Dat is niet alleen een formaliteit: op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) moet de notaris cliëntonderzoek doen. Dat betekent vaststellen wie de oprichters zijn, wie de UBO (Ultimate Beneficial Owner) is en of er risicofactoren zijn. Bij een standaardsituatie volstaat een normaal cliëntonderzoek, maar als een oprichter uit een hoog-risicoland komt of als er sprake is van een politiek prominent persoon (PEP), moet de notaris verscherpt onderzoek uitvoeren.
Daarnaast controleert de notaris de inhoud van de statuten op wettelijke vereisten. Ontbreken er verplichte bepalingen, of zijn er clausules die in strijd zijn met de wet, dan weigert de notaris de akte te passeren. De notaris legt ook de ministeriële verklaring van geen bezwaar vast (die tegenwoordig is vervangen door controles via het systeem van de KvK en de Belastingdienst) en zorgt ervoor dat de akte wordt ingeschreven in het handelsregister.
De kosten voor de notaris variëren in 2026 van ongeveer 300 euro voor een standaardoprichting via een digitaal platform tot 1.500 euro of meer bij een traditioneel kantoor met maatwerk-statuten en complexe structuren. Die prijsverschillen weerspiegelen niet per se een kwaliteitsverschil, maar eerder de mate van standaardisering en het serviceniveau.
Sinds de invoering van de mogelijkheid tot digitale oprichting hebben ondernemers in Nederland twee routes. Beide zijn juridisch geldig, maar het proces verschilt aanzienlijk.
Bij de traditionele route maak je een afspraak op het notariskantoor. Je verschijnt persoonlijk (of via een gevolmachtigde), de notaris bespreekt de inhoud van de akte, legt de statuten uit en beantwoordt vragen. Vervolgens leest de notaris de akte voor, of geeft een samenvatting als alle partijen instemmen met beperkte voorlezing. Daarna tekenen alle oprichters en de notaris.
Dit proces duurt doorgaans 30 tot 60 minuten. Het voordeel is dat je direct vragen kunt stellen en dat de notaris eventuele onduidelijkheden ter plekke kan oplossen. Het nadeel is dat alle oprichters (of hun gevolmachtigden) op hetzelfde moment op dezelfde locatie moeten zijn, wat bij internationale oprichters of drukke agenda’s lastig kan zijn.
Na ondertekening zorgt de notaris voor de inschrijving bij de KvK. Meestal is de BV binnen één tot twee werkdagen ingeschreven, waarna je een KvK-nummer ontvangt.
Sinds 2023 is het in Nederland mogelijk om een BV digitaal op te richten, mits er gebruik wordt gemaakt van een gekwalificeerde elektronische handtekening en de oprichting via een notaris verloopt die hiervoor is ingericht. De Europese eIDAS-verordening vormt de juridische basis voor de erkenning van deze elektronische handtekeningen.
Bij een digitale oprichting verloopt het contact met de notaris via een beveiligd videoplatform. De notaris verifieert je identiteit op afstand, bespreekt de akte via beeldverbinding en je ondertekent met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het hele proces kan binnen enkele dagen worden afgerond, soms zelfs binnen 24 uur bij gespecialiseerde aanbieders.
Er zijn wel beperkingen. Niet elke oprichtingssituatie komt in aanmerking voor de digitale route. Als er sprake is van inbreng in natura (je brengt bijvoorbeeld een onderneming of goederen in plaats van geld in), dan is de digitale route in veel gevallen niet mogelijk en moet je alsnog fysiek naar de notaris. Ook complexe holdingstructuren met meerdere lagen vereisen soms een persoonlijke afspraak.
Een vlotte ondertekening staat of valt met goede voorbereiding. Ontbrekende documenten zijn de meest voorkomende reden voor uitstel. Dit heb je nodig:
Voor buitenlandse oprichters gelden aanvullende eisen. Documenten uit het buitenland moeten vaak worden voorzien van een apostille of legalisatie. Een beëdigd vertaler moet niet-Nederlandstalige documenten vertalen. Reken op extra doorlooptijd: het verkrijgen van een apostille kan in sommige landen weken duren.
Tip: vraag je notaris minimaal twee weken voor de geplande ondertekening om een complete checklist. Zo voorkom je dat je op de dag zelf met lege handen staat.
Het moment van ondertekening is het juridische geboortemoment van je BV, maar je bent er dan nog niet. De notaris stuurt de akte naar de KvK voor inschrijving in het handelsregister. Pas na die inschrijving is je BV volledig operationeel en herkenbaar voor derden.
Na inschrijving bij de KvK ontvang je een KvK-nummer en een RSIN-nummer (voor de Belastingdienst). De Belastingdienst kent vervolgens een btw-nummer toe, wat doorgaans binnen vijf tot tien werkdagen gebeurt. Zonder btw-nummer kun je geen facturen uitreiken met btw, dus plan dit in als je snel wilt starten.
Een stap die veel nieuwe ondernemers onderschatten, is het openen van een zakelijke bankrekening. Nederlandse banken zijn door de Wwft verplicht om uitgebreid cliëntonderzoek te doen, en dat proces duurt in 2026 gemiddeld twee tot zes weken. Sommige banken weigeren zelfs bepaalde sectoren of structuren. Begin hier dus zo vroeg mogelijk mee, desnoods al vóór de oprichting.
Vergeet ook niet de UBO-registratie. Sinds de invoering van het UBO-register moet elke BV haar uiteindelijk belanghebbenden registreren. De notaris doet dit vaak als onderdeel van het oprichtingsproces, maar controleer of het daadwerkelijk is gebeurd. Niet-registratie kan leiden tot boetes.
Tot slot: alle rechtshandelingen die je vóór de oprichting hebt verricht namens de “BV i.o.” moeten door de BV worden bekrachtigd. Dat gebeurt meestal in het eerste bestuursbesluit na oprichting. Zonder die bekrachtiging blijf je persoonlijk aansprakelijk voor die handelingen, een risico dat je absoluut wilt vermijden.
De oprichtingsakte ondertekenen is meer dan een handtekening zetten. Het is een juridisch moment dat bepaalt hoe jouw onderneming eruit ziet, wie waarvoor aansprakelijk is en welke regels gelden. Of je nu alleen opricht of met partners, via een holding of in privé: zorg dat je de documentatie op orde hebt, begrijp wie er moet tekenen en kies bewust tussen de fysieke en digitale route.
Wil je het oprichtingsproces zo snel en voordelig mogelijk doorlopen? Via UwBVoprichten.nl kun je je BV volledig online oprichten, begeleid door ervaren notarissen, tegen de scherpste tarieven van Nederland. Binnen enkele dagen is je vennootschap een feit, zonder gedoe en zonder verborgen kosten.