Wie in Nederland een Besloten Vennootschap (BV) wil oprichten, krijgt onvermijdelijk te maken met de notariële akte van oprichting. Jarenlang betekende dat: een afspraak maken bij de notaris, fysiek verschijnen, en met pen op papier je handtekening zetten. Maar de wereld digitaliseert, en het notariaat loopt mee. De vraag of je de akte van oprichting elektronisch kunt ondertekenen, is dan ook volkomen logisch. Het korte antwoord: ja, dat kan inmiddels onder bepaalde voorwaarden. Maar de details zijn cruciaal, want niet elke digitale handtekening is rechtsgeldig en niet elke notaris biedt deze mogelijkheid aan. In dit stuk lees je precies hoe het zit, wat de vereisten zijn, en waar je als ondernemer op moet letten.
De mogelijkheid om een BV digitaal op te richten is geen vanzelfsprekendheid. Tot voor kort schreef de Nederlandse wet dwingend voor dat je persoonlijk bij de notaris moest verschijnen voor het passeren van de akte. Die verplichting hing samen met de beschermende functie van de notaris: identiteitscontrole, wilscontrole en voorlichting over de juridische consequenties van de oprichting.
Met de implementatie van de Europese Richtlijn 2019/1151 (de zogenaamde Company Law Package) is daar verandering in gekomen. EU-lidstaten werden verplicht om online oprichting van kapitaalvennootschappen mogelijk te maken. Nederland heeft deze richtlijn vertaald naar eigen wetgeving, waardoor het sinds 2024 stapsgewijs mogelijk is om een BV op te richten zonder fysiek bij de notaris te hoeven zijn. De wetgever heeft daarbij wel strenge randvoorwaarden gesteld, juist om misbruik en identiteitsfraude te voorkomen.
De Wet Digitale Oprichting besloten vennootschappen vormt het wettelijke fundament voor de elektronische oprichting. Deze wet wijzigt onder meer het Burgerlijk Wetboek en de Wet op het notarisambt, zodat notarissen de akte van oprichting via een audiovisuele verbinding kunnen passeren. De notaris hoeft de oprichter dus niet meer in dezelfde ruimte te zien, maar voert het gesprek via een beveiligde videoverbinding.
Belangrijk: de notaris blijft centraal staan in het proces. De wet schrapt niet de notariële tussenkomst, maar digitaliseert de manier waarop die tussenkomst plaatsvindt. De notaris controleert nog steeds de identiteit van de oprichter, geeft voorlichting over de statuten en de gevolgen van de oprichting, en draagt zorg voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK). Het verschil is puur de vorm: digitaal in plaats van fysiek.
Niet elke akte is hetzelfde, en dat onderscheid is hier essentieel. Een onderhandse akte is een document dat partijen zelf opstellen en ondertekenen, zonder tussenkomst van een notaris. Denk aan een huurcontract of een arbeidsovereenkomst. Voor zulke documenten bestaan al langer mogelijkheden voor elektronisch ondertekenen, via platforms als DocuSign of Adobe Sign.
Een notariële akte is een heel ander verhaal. Die wordt opgesteld en gepasseerd door een notaris, die als openbaar ambtenaar garant staat voor de authenticiteit en rechtsgeldigheid. De oprichtingsakte van een BV is verplicht een notariële akte: zonder notaris geen rechtsgeldige BV. Dat betekent dat je niet zomaar een PDF kunt rondsturen en met een digitale klik kunt ondertekenen. De elektronische handtekening moet aan specifieke eisen voldoen, en de notaris moet het proces begeleiden via de wettelijk voorgeschreven procedure.
Een digitale handtekening is niet automatisch rechtsgeldig voor notariële akten. De wet maakt onderscheid tussen drie niveaus van elektronische handtekeningen, en voor de oprichtingsakte geldt het hoogste niveau. Wie denkt dat een gescande handtekening of een simpele digitale bevestiging volstaat, komt bedrogen uit.
De eIDAS-verordening (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) van de Europese Unie vormt het juridische kader voor elektronische handtekeningen en identificatiemiddelen binnen de EU. Nederland past dit kader toe en stelt aanvullende eisen specifiek voor notariële akten. Het gaat niet alleen om de handtekening zelf, maar ook om de manier waarop je identiteit wordt vastgesteld voorafgaand aan die handtekening.
Voor het elektronisch ondertekenen van een notariële oprichtingsakte is een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) vereist. Dit is het hoogste beveiligingsniveau onder de eIDAS-verordening en heeft dezelfde juridische status als een handgeschreven handtekening. Een QES voldoet aan drie criteria:
In de praktijk betekent dit dat je niet kunt volstaan met een gewone e-handtekening of een geavanceerde elektronische handtekening. Die lagere niveaus zijn prima voor contracten en overeenkomsten, maar niet voor notariële akten. De QES wordt uitgegeven door gecertificeerde aanbieders die onder toezicht staan van de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (voorheen Agentschap Telecom).
Naast de handtekening zelf moet ook de identificatie van de oprichter digitaal plaatsvinden op een betrouwbaar niveau. De notaris mag immers niet zomaar aannemen dat de persoon aan de andere kant van het scherm ook daadwerkelijk is wie hij zegt te zijn. Hiervoor worden eIDAS-conforme identificatiemiddelen gebruikt.
Voor Nederlandse ingezetenen is DigiD op niveau Substantieel of Hoog het meest voor de hand liggende middel. In de praktijk betekent dit vaak DigiD met de ID-check via de DigiD-app, waarbij de chip op je identiteitsbewijs wordt uitgelezen met je telefoon. EU-burgers van buiten Nederland kunnen gebruikmaken van hun nationale eID-middel, mits dat door de Europese Commissie is genotificeerd op minimaal het niveau Substantieel.
De notaris voert daarnaast een eigen identiteitscontrole uit via de videoverbinding. Je moet je identiteitsbewijs tonen aan de camera, en de notaris verifieert de echtheidskenmerken. Dit dubbele controlemechanisme: digitale identificatie plus visuele verificatie, moet samen dezelfde zekerheid bieden als de fysieke controle die een notaris traditioneel uitvoert.
Het digitale oprichtingsproces volgt grotendeels dezelfde stappen als de traditionele route, maar dan op afstand. De notaris blijft de regisseur van het geheel. Wat verandert, is de manier waarop communicatie, ondertekening en archivering plaatsvinden.
Voorafgaand aan de digitale sessie bereid je samen met de notaris de statuten voor. Dat kan via e-mail, telefoon of een online platform. Je bespreekt de naam van de BV, het aandelenkapitaal (minimaal €0,01 per aandeel), de verdeling van aandelen, de benoeming van bestuurders, en eventuele bijzondere bepalingen. Ook de UBO-registratie (Ultimate Beneficial Owner) wordt in deze fase voorbereid: elke persoon met meer dan 25% belang in de BV moet worden geregistreerd in het UBO-register bij de KVK.
Het eigenlijke passeren van de akte vindt plaats via een beveiligde audiovisuele verbinding. De notaris leest de akte voor of bespreekt de kernpunten, afhankelijk van de situatie. De oprichter kan vragen stellen, en de notaris geeft voorlichting over de juridische gevolgen van de oprichting, precies zoals bij een fysieke afspraak.
Na de voorlezing en het akkoord van de oprichter wordt de akte digitaal ondertekend met de QES. De notaris plaatst vervolgens zijn eigen elektronische handtekening en het digitale notariële zegel. Het hele proces wordt vastgelegd, inclusief de audiovisuele opname van de sessie. Die opname dient als extra waarborg en wordt bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen.
Een belangrijk detail: de notaris mag de digitale oprichting weigeren als hij twijfelt aan de identiteit van de oprichter, als er aanwijzingen zijn van fraude, of als de oprichter de Nederlandse of Engelse taal onvoldoende beheerst om de akte te begrijpen. In dat geval is een fysieke afspraak alsnog verplicht.
Na het passeren van de akte zorgt de notaris voor de digitale archivering. De akte wordt opgeslagen in het Centraal Digitaal Repertorium, het digitale archief voor notariële akten. Dit systeem voldoet aan strenge beveiligingseisen en garandeert de integriteit en authenticiteit van het document op lange termijn.
De inschrijving bij de Kamer van Koophandel verloopt eveneens digitaal. De notaris dient de benodigde gegevens elektronisch in bij de KVK, waarna de BV wordt ingeschreven in het Handelsregister. Zodra de inschrijving rond is, krijgt de BV een KVK-nummer en een RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Identificatienummer). De Belastingdienst ontvangt automatisch bericht en kent een btw-nummer toe.
In de praktijk kan dit hele traject: van voorbereiding tot inschrijving, binnen enkele werkdagen worden afgerond. Dat is een aanzienlijk verschil met de traditionele route, waar alleen het inplannen van een afspraak bij de notaris al weken kon duren. De kosten voor de notaris variëren tussen de €300 en €1.500, afhankelijk van de complexiteit van de statuten en of je kiest voor een enkele BV of een holdingstructuur.
De digitalisering van het oprichtingsproces brengt concrete voordelen met zich mee, maar kent ook grenzen. Het is geen wondermiddel dat alle bureaucratie wegneemt, en er zijn situaties waarin de fysieke route nog steeds de enige optie is.
Het meest directe voordeel is tijdsbesparing. Je hoeft niet naar het notariskantoor te reizen, geen vrij te nemen van je werk, en geen rekening te houden met de openingstijden van het kantoor. Voor ondernemers die in het buitenland wonen maar een Nederlandse BV willen oprichten, is de digitale route bijzonder waardevol. Denk aan expats, digitale nomaden, of ondernemers met internationale activiteiten.
De snelheid van het proces is een ander pluspunt. Waar de traditionele oprichting gemiddeld twee tot vier weken in beslag nam, kan een digitale oprichting binnen drie tot vijf werkdagen worden afgerond. Sommige gespecialiseerde dienstverleners bieden zelfs nog snellere doorlooptijden aan.
Daarnaast verlaagt de digitale route de drempel voor ondernemerschap. De combinatie van lagere kosten (doordat notarissen efficiënter kunnen werken) en minder logistieke rompslomp maakt het oprichten van een BV toegankelijker. Zeker voor startende ondernemers die nog twijfelen tussen een eenmanszaak en een BV, kan dit het verschil maken. Een BV biedt immers bescherming van je privévermogen: als bestuurder ben je in principe niet persoonlijk aansprakelijk voor schulden van de vennootschap, tenzij er sprake is van onbehoorlijk bestuur.
Niet iedereen kan gebruikmaken van de digitale route. Er zijn situaties waarin de notaris verplicht is om een fysieke afspraak in te plannen:
Ook bij het oprichten van een holdingstructuur: waarbij je een holding-BV opricht die aandelen houdt in een of meer werkmaatschappijen, kan de complexiteit aanleiding zijn voor een fysieke afspraak. De participatievrijstelling (deelnemingsvrijstelling) zorgt ervoor dat winsten die de werkmaatschappij uitkeert aan de holding onbelast blijven, maar de statuten moeten daar wel correct op worden ingericht. Een fout in de statuten kan later duur uitpakken.
De digitale oprichting van een BV is pas het begin. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en het ministerie van Justitie en Veiligheid werken aan verdere digitalisering van notariële diensten. De verwachting is dat in de komende jaren ook andere notariële akten digitaal kunnen worden gepasseerd, denk aan aandelenoverdrachten, statutenwijzigingen en mogelijk zelfs bepaalde vastgoedtransacties.
De Europese Commissie duwt hier ook op aan. De herziening van de eIDAS-verordening (eIDAS 2.0) introduceert de European Digital Identity Wallet, waarmee EU-burgers zich grensoverschrijdend digitaal kunnen identificeren. Als deze wallet in 2026 en 2027 breed wordt uitgerold, wordt het voor buitenlandse ondernemers nog eenvoudiger om een Nederlandse BV digitaal op te richten.
Tegelijkertijd blijft het Bureau Financieel Toezicht (BFT) scherp toezien op de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) door notarissen. De digitale route mag geen achterdeur worden voor malafide oprichters. Notarissen moeten hun Customer Due Diligence (CDD) even zorgvuldig uitvoeren als bij een fysieke afspraak: standaard CDD voor reguliere oprichtingen, verscherpt onderzoek bij oprichters uit hoog-risico landen of politiek prominente personen (PEPs), en vereenvoudigd onderzoek alleen bij aantoonbaar laag risico.
De richting is duidelijk: digitaal wordt de norm, fysiek de uitzondering. Maar die transitie verloopt geleidelijk en met waarborgen. Voor ondernemers die nu een BV willen oprichten, is de digitale route al volwassen genoeg om er vol vertrouwen gebruik van te maken, mits je werkt met een notaris die de juiste technische infrastructuur en certificeringen heeft.
Wil je snel en zonder gedoe een BV oprichten? Bij UwBVoprichten.nl doorloop je het hele oprichtingsproces online, begeleid door ervaren notarissen, tegen de laagste kosten in Nederland. Binnen enkele dagen is je BV operationeel, zonder verborgen kosten en zonder dat je van huis hoeft. Start BV oprichting en zet vandaag nog de eerste stap naar je eigen onderneming.