Een notaris doet bij elke transactie een reeks standaardcontroles: identiteit vaststellen, registers raadplegen, documenten controleren. Maar soms is dat niet genoeg. Er zijn situaties waarin de standaardprocedure tekortschiet en een notaris verplicht is om dieper te graven. Denk aan een verkoper die onder bewind staat, een woning met onduidelijke erfdienstbaarheden, of een koper die een onverklaarbaar groot bedrag contant wil betalen. In zulke gevallen is een extra onderzoek door de notaris geen luxe, maar een noodzaak die voortvloeit uit wettelijke verplichtingen en de beroepsethiek. Wie begrijpt wanneer en waarom die aanvullende stappen nodig zijn, voorkomt juridische problemen die achteraf veel kostbaarder uitpakken. Dit overzicht laat zien in welke concrete situaties de notaris verder moet kijken dan het standaarddossier, en wat dat betekent voor kopers, verkopers, erfgenamen en ondernemers.
De notaris is in Nederland een openbaar ambtenaar met een bijzondere positie. Anders dan een advocaat die één partij vertegenwoordigt, moet de notaris de belangen van alle betrokken partijen bewaken. Die onpartijdigheid brengt een zware verantwoordelijkheid mee: de Wet op het notarisambt (Wna) schrijft voor dat de notaris zich ervan moet vergewissen dat de akte de werkelijke wil van partijen weerspiegelt en dat er geen juridische obstakels zijn. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft deze verplichtingen in 2025 verder aangescherpt met nieuwe richtlijnen voor digitale verificatie.
Bij een eenvoudige woningverkoop tussen twee particulieren met een hypotheek bij een Nederlandse bank, volstaat doorgaans het standaardonderzoek. De notaris controleert het Kadaster, verifieert de identiteit met een geldig legitimatiebewijs en checkt de gemeentelijke basisadministratie. Zodra er echter afwijkende omstandigheden zijn, moet de notaris extra stappen zetten. Voorbeelden van zulke omstandigheden:
In al deze gevallen kan de notaris niet volstaan met de gebruikelijke checks. De beroepsregels vereisen dat de notaris zijn onderzoek uitbreidt tot het punt waarop redelijke zekerheid bestaat dat de transactie rechtsgeldig en zuiver is.
De zorgplicht van de notaris gaat verder dan het simpelweg naleven van de wet. Het Gerechtshof Amsterdam heeft in meerdere uitspraken bevestigd dat de notaris een actieve informatieplicht heeft: hij moet partijen waarschuwen voor risico’s die zij zelf wellicht niet zien. Stel dat een koper een pand koopt zonder te weten dat er een recht van overpad op rust. Als de notaris dit had kunnen ontdekken met aanvullend onderzoek en dat heeft nagelaten, kan hij tuchtrechtelijk en civielrechtelijk aansprakelijk worden gesteld. De schadepost kan dan oplopen tot tienduizenden euro’s. Rechtszekerheid is geen abstract begrip: het is de garantie dat wat in de akte staat, klopt met de werkelijkheid.
Vastgoedtransacties vormen het terrein waar aanvullend notarieel onderzoek het vaakst voorkomt. De bedragen zijn hoog, de juridische complexiteit is groot, en de gevolgen van fouten zijn ingrijpend. Een woning of bedrijfspand wisselt niet zomaar van eigenaar: er hangt een heel web van rechten, plichten en beperkingen omheen dat de notaris stuk voor stuk moet ontrafelen.
De eerste en meest fundamentele vraag bij elke vastgoedtransactie: mag deze persoon dit pand eigenlijk wel verkopen? Dat klinkt simpel, maar in de praktijk is het dat lang niet altijd. Een verkoper kan onder curatele of bewind staan, waardoor een bewindvoerder of curator toestemming moet geven. Bij echtgenoten die in gemeenschap van goederen zijn getrouwd, is de handtekening van beide partners vereist voor de verkoop van de echtelijke woning, ook als slechts één partner op de eigendomsakte staat. De notaris moet dit verifiëren via de registers van de rechtbank en het huwelijksgoederenregister. Bij bedrijfsmatig vastgoed speelt de vraag of de bestuurder van de BV of NV bevoegd is om namens de vennootschap te handelen. Een blik in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en de statuten van de vennootschap is dan onmisbaar.
Erfdienstbaarheden zijn rechten die op een perceel rusten ten behoeve van een ander perceel. Het bekendste voorbeeld is het recht van overpad: de buurman mag over jouw grond lopen om bij zijn eigen perceel te komen. Maar er bestaan ook erfdienstbaarheden voor kabels en leidingen, uitzichtrechten en waterafvoer. Deze rechten staan niet altijd netjes vermeld in de meest recente akte. De notaris moet soms teruggaan in de eigendomsgeschiedenis, soms tientallen jaren, om alle erfdienstbaarheden boven water te krijgen. Kettingbedingen zijn verplichtingen die bij elke eigendomsoverdracht worden doorgegeven, zoals een verbod op bepaald gebruik of een verplichting om het pand in een bepaalde staat te houden. Het missen van zo’n beding kan de koper opzadelen met een boete die in de akte is vastgelegd, soms € 25.000 of meer.
Naast privaatrechtelijke beperkingen zijn er publiekrechtelijke beperkingen die de notaris moet onderzoeken. Denk aan een bestemmingsplan dat bepaalt of je een bedrijf mag uitoefenen in een pand, een monumentenstatus die verbouwingen beperkt, of een aanschrijving van de gemeente wegens achterstallig onderhoud. Sinds de invoering van de Omgevingswet in 2024 zijn veel van deze beperkingen anders geregistreerd, wat het onderzoek complexer heeft gemaakt. De notaris raadpleegt hiervoor het Kadaster, het Omgevingsloket en soms direct de gemeente. Bodemverontreiniging is een ander punt dat extra aandacht verdient: als een perceel op de lijst van verdachte locaties staat, moet de notaris dit melden en onderzoeken wat de gevolgen zijn voor de transactie. De kosten voor bodemsanering kunnen gemakkelijk boven de € 100.000 uitkomen, dus hier loont grondigheid.
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) legt de notaris vergaande verplichtingen op. Elke notaris moet zijn cliënten identificeren en hun identiteit verifiëren voordat hij diensten verleent. Dit gaat verder dan het controleren van een paspoort. De notaris moet begrijpen wie zijn cliënt is, wat het doel van de transactie is en of het geheel logisch in elkaar steekt.
Wanneer een transactie afwijkt van wat gebruikelijk is, moet de notaris een verscherpt cliëntenonderzoek uitvoeren. De Wwft noemt concrete indicatoren: een koopsom die ver boven of onder de marktwaarde ligt, een koper die haast heeft zonder duidelijke reden, betaling vanuit een land met een hoog witwasrisico, of een constructie met meerdere tussenpersonen zonder helder economisch doel. In 2025 heeft het Bureau Financieel Toezicht (BFT) meerdere notariskantoren beboet voor het onvoldoende uitvoeren van verscherpt onderzoek, met boetes tot € 50.000. De notaris moet bij twijfel de transactie melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU-Nederland) en kan zelfs verplicht zijn om zijn dienstverlening te weigeren.
Bij elke transactie waarbij rechtspersonen betrokken zijn, moet de notaris de Ultimate Beneficial Owner (UBO) vaststellen: de natuurlijke persoon die uiteindelijk meer dan 25% van het belang houdt of op andere wijze zeggenschap uitoefent. Het UBO-register, dat in Nederland door de Kamer van Koophandel wordt beheerd, is hiervoor een belangrijk hulpmiddel, al is de toegang na een uitspraak van het Europees Hof van Justitie beperkt. De notaris moet daarom vaak zelf onderzoek doen naar de eigendomsstructuur van een vennootschap, zeker bij buitenlandse entiteiten. Daarnaast moet de herkomst van het geld worden vastgesteld. Als iemand een pand van € 500.000 koopt zonder hypotheek, wil de notaris weten waar dat geld vandaan komt. Bankafschriften, jaarrekeningen of een verklaring van een buitenlandse belastingdienst kunnen nodig zijn.
Niet elk aanvullend onderzoek gaat over geld of registers. Soms draait het om de persoon zelf. De notaris moet zich ervan vergewissen dat iedereen die een akte ondertekent, begrijpt wat hij of zij doet en dit uit vrije wil doet. Dit is misschien wel het meest gevoelige onderdeel van het notariële werk.
De KNB heeft het Stappenplan Beoordeling Wilsbekwaamheid ontwikkeld als leidraad voor notarissen. Dit stappenplan schrijft voor dat de notaris bij twijfel over de wilsbekwaamheid van een cliënt een gestructureerd gesprek voert, bij voorkeur zonder familieleden of andere belanghebbenden erbij. De notaris let op signalen als verwardheid, het niet kunnen herhalen van de inhoud van de akte, tegenstrijdige uitspraken of zichtbare nervositeit. Bij serieuze twijfel kan de notaris een onafhankelijk medisch oordeel vragen, bijvoorbeeld van een geriater of psychiater. Dit komt regelmatig voor bij oudere cliënten die een testament willen wijzigen of een schenking willen doen. De kosten van zo’n medische beoordeling liggen doorgaans tussen de € 500 en € 1.500, maar voorkomen dat een akte later wordt vernietigd wegens wilsonbekwaamheid.
Naast wilsbekwaamheid moet de notaris alert zijn op dwang of ongepaste beïnvloeding. Een ouder die onder druk van een kind het huis overdraagt, een ondernemer die door een zakenpartner wordt gedwongen om aandelen over te dragen: het zijn scenario’s die in de praktijk voorkomen. De notaris heeft de plicht om partijen apart te spreken als hij vermoedt dat er druk wordt uitgeoefend. Het Tuchtrecht voor notarissen kent meerdere uitspraken waarin notarissen zijn berispt omdat zij onvoldoende onderzoek hadden gedaan naar de vrije wil van een partij. Een notaris die twijfelt, moet zijn dienst weigeren. Dat voelt voor betrokkenen soms frustrerend, maar het beschermt uiteindelijk de zwakkere partij.
Erfrechtzaken zijn bij uitstek situaties waarin standaardonderzoek niet volstaat. Families zijn ingewikkeld, zeker als er sprake is van internationale elementen, hertrouw, of jarenlang verbroken contacten. De notaris die een verklaring van erfrecht opstelt, moet precies weten wie de erfgenamen zijn en welke rechten zij hebben.
Stel: een in Nederland overleden persoon blijkt kinderen te hebben in Suriname, Turkije of Indonesië. Of een erfgenaam is twintig jaar geleden geëmigreerd en niemand weet waar hij woont. De notaris moet dan een grondig onderzoek instellen, vaak via buitenlandse registers, ambassades of gespecialiseerde onderzoeksbureaus. Dit kan weken tot maanden duren en de kosten lopen uiteen van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s. Het overslaan van een erfgenaam maakt de verklaring van erfrecht ongeldig, met alle gevolgen van dien: een verkocht huis moet mogelijk worden teruggedraaid, bankrekeningen worden geblokkeerd, en de overige erfgenamen kunnen aansprakelijk worden gesteld.
Bij het afwikkelen van een nalatenschap moet de notaris het Centraal Testamentenregister (CTR) raadplegen om vast te stellen of er een testament is. Maar dat is pas het begin. Als de overledene getrouwd was, moet de notaris de huwelijkse voorwaarden opvragen en analyseren. Zijn er periodieke verrekenbedingen die nooit zijn uitgevoerd? Dan kan de langstlevende partner een forse vordering hebben op de nalatenschap, of juist andersom. Bij een tweede huwelijk met kinderen uit een eerder huwelijk wordt het helemaal complex: de wettelijke verdeling geeft de langstlevende het vruchtgebruik, maar de kinderen uit het eerste huwelijk hebben een niet-opeisbare vordering. De notaris moet al deze puzzelstukken in kaart brengen voordat hij de verklaring van erfrecht kan afgeven.
Wat gebeurt er als een notaris het extra onderzoek achterwege laat terwijl het wel nodig was? De gevolgen kunnen verstrekkend zijn, voor alle betrokkenen. Een akte die tot stand is gekomen op basis van onvolledig onderzoek kan nietig of vernietigbaar worden verklaard door de rechter. De koper van een woning kan worden geconfronteerd met een eigendomsclaim van een vergeten erfgenaam. Een schenking aan een kind kan worden teruggedraaid als achteraf blijkt dat de schenker wilsonbekwaam was. De notaris zelf riskeert een tuchtklacht bij de Kamer voor het Notariaat, die kan leiden tot een waarschuwing, berisping, schorsing of in het ergste geval ontzetting uit het ambt. Daarnaast kan de notaris civielrechtelijk aansprakelijk worden gesteld voor de schade die partijen lijden. Beroepsaansprakelijkheidsclaims tegen notarissen lopen regelmatig in de tonnen.
Voor ondernemers die een BV oprichten, speelt de notariële zorgvuldigheid eveneens een rol. De notaris controleert de identiteit van de oprichters, de herkomst van het kapitaal en de inhoud van de statuten. Wie dit proces soepel en tegen scherpe tarieven wil doorlopen, kan terecht bij gespecialiseerde dienstverleners die samenwerken met ervaren notarissen. Bij UwBVoprichten.nl doorloopt u het volledige oprichtingsproces digitaal, met begeleiding van een notaris die alle vereiste controles uitvoert, snel, transparant en zonder verborgen kosten. Bekijk de mogelijkheden via Start BV oprichting en zet de eerste stap naar uw eigen onderneming.
De rode draad door al deze situaties is helder: het notariële onderzoek is geen formaliteit, maar een inhoudelijke waarborg. Wie de notaris ziet als een stempelmachine, onderschat de complexiteit van juridische transacties. En wie als notaris het aanvullend onderzoek overslaat, speelt met de rechtszekerheid van zijn cliënten en met zijn eigen carrière. De kosten van grondigheid zijn altijd lager dan de kosten van nalatigheid.